3 reglas de oro para la facturación electrónica

hoCon la aprobación de la Ley 20.727 en 2014, la nueva forma de facturar ha sido adoptada formalmente por los contribuyentes en Chile, tantos por sus beneficios como por su funcionalidad operativa. Apenas dos años después de la entrada en vigencia de ley, el Servicio de Impuestos Internos (SII) proyectó más de 88% de uso de la documentación tributaria electrónica en el país. Con el cierre de la última fase el 01 de febrero de 2018, para la adaptación de las microempresas rurales, el SII espera que este proceso de facturación electrónica alcance un 100% de penetración en Chile.

A la luz de este nuevo mecanismo, ¿cuáles son las tres reglas de oro que deben tomar en cuenta los contribuyentes? En las siguientes líneas te lo contamos todo.

Procesos internos

Sin duda, la ley actual ha promovido un cambio progresivo en los procesos internos de las empresas contribuyentes.

De hecho, en su informe Perspectivas sobre el documento tributario electrónico, la Cámara de Comercio de Santiago señala que las empresas para generar documentos electrónicos tributarios necesitan una autorización del SII, que además debe ser emitida a través de una resolución personalizada por contribuyente.

Ya cumplido con este requisito, nos topamos con la primera regla de la factura digital.

La primera regla: Envío de información

Después que la empresa contribuyente recibe la autorización del SII, acto seguido debe enviar cada mes-de forma electrónica- información clave de los libros de compra y venta, según los parámetros fijados por el organismo de recaudación y fiscalización de impuestos.

Otro punto relevante es el registro del tipo de documento tributario. En su portal web el SII dispone de un registro público de los documentos que genere el contribuyente, bien sean notas de crédito y débito, guías, facturas de compra, boletas, etc.

Un dato importante: antes de usar la factura electrónica para tu empresa, primero debes obtener del SII un rango de folios autorizados para generar los documentos electrónicos, según tu actividad.

En cada rango de folios autorizados tendrás un código de autorización para posteriormente ser utilizado en el timbre electrónico. Lo normal es que ese código de autorización incluya una firma del SII. Eso es para evitar posibles fraudes y alteración del rango de folios.

Segunda regla: Certificado digital de identidad

Aunque parezca muy obvio -sobre todo por el uso voluntario de este instrumento desde hace años por parte de las empresas, incluso antes de la aprobación de la ley- la segunda regla de oro es obtener un certificado digital avalado por el SII.

Toda empresa en Chile sabe que el certificado digital funciona como un carnet de identidad virtual que sirve para la emisión de documentos electrónicos tributarios. Sin eso, se dificulta los trámites en la emisión de facturas digitales.

Con este certificado, el contribuyente gana un nivel de seguridad en las transacciones por Internet. Además como empresa puedes registrar, consultar y corregir cualquier información en el sitio web del SII.

Para obtener el certificado deberás comprarlo a una de las empresas que la SII ha acreditado como organizaciones proveedoras de certificados digitales. Luego, es vital que registres en el SII a las personas autorizadas para firmar con el certificado digital.

Tercera regla de oro: Gestión automatizada

La tercera regla de oro para la facturación digital es que la empresa contribuyente adecúe su sistema informático a las exigencias del SII. Por ejemplo, la facturación debe hacerse con el criterio definido por el SII. Además, el sistema de la empresa debe tener la capacidad de generar el timbre electrónico con el algoritmo solicitado por el SII.

Otro requisito indispensable es que la empresa contribuyente cuente con un software que le permita generar e imprimir códigos de barras 2D, con los datos detallados por el SII. También el contribuyente debe desarrollar el software para recibir los documentos electrónicos tributarios.

Por lo general, esta tercera regla, así como las otras dos anteriores, es cumplida sin contratiempos por las empresas mediante la contratación de un software que le permite organizar y gestionar de forma eficiente la documentación tributaria electrónica.

Un consejo final que también vale oro

Cuando elijas el software de facturación electrónica ten presente que pueda adaptarse con facilidad al tamaño de tu empresa y a los planes de crecimiento a futuro.

 

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